Veranstaltungs- und TeilnehmerInnenverwaltung in KLIPS 1.0 und 2.0

Bitte beachten: um in KLIPS 2.0 die Veranstaltungen der zukünftigen Semester zu editieren, bitte unter "Lehrveranstaltungen" rechts oben auf "Erhebung" klicken.

> LVs: Kopierte Veranstaltung anpassen und melden

Nach der Lehrplankonferenz müssen die aus dem Vorjahr kopierten Veranstaltungen zeitnah in KLIPS 2.0 geändert werden. Das Geschäftsführungsbüro setzt hierfür jedes Semester eine verbindliche Deadline fest. Folgende Punkte sollen dabei überprüft/geändert werden:
- Veranstaltungstyp
- Titel
- Terminserie
- ggf. Kommentar
- Meldung

1. Veranstaltungstyp
Sollte sich der Veranstaltungstyp ändern (z.B. Einführungsseminar statt Proseminar) muss diese Änderung zwingend durch das Geschäftsführungsbüro durchgeführt werden, da sonst die Modulzuordnungen nicht mehr korrekt sind. Bitte teilen Sie uns den Änderungswunsch bei Kurstypen unter Angabe des neuen Kurstyps, des Titels, des Termins sowie des Titels des Seminars, das wegfällt, mit.

2. Titel
Wählen Sie von Ihrer 'Visitenkarte' die Applikation "Lehrveranstaltungen" aus:

Um die kopierten Veranstaltungen der zukünftigen Semester zu editieren, klicken Sie auf die Applikation "Erhebung":

 

 Bitte wählen Sie das zu bearbeitende Semester aus:

Beim Klick auf die Veranstaltungsnummer...

... öffnet sich ein Fenster, in dem der Titel der Veranstaltung geändert werden kann:

Wichtig: das Veranstaltungstyp-Kürzel in der Titelzeile (z.B. PSMP für 'Proseminar mündliche Prüfung' oder HS für 'Hauptseminar') muss unbedingt erhalten bleiben!

3. Terminserie (Datum/Zeit)
Wählen Sie wie unter 2. beschrieben von Ihrer 'Visitenkarte' die Applikation "Lehrveranstaltungen" aus, klicken Sie auf die Applikation "Erhebung" und wählen Sie das zu bearbeitende Semester aus. Um Datum und Zeit der kopierten Veranstaltung zu ändern, klicken Sie auf das "W" [im Wintersemester] bzw. "S" [im Sommersemester], das zwischen Veranstaltungsnummer und Titel angezeigt wird:

Es öffnet sich das Fenster "Lehrveranstaltungstermine", in dem die Applikation "Neue Terminserie" ausgewählt wird:

Es öffnet sich das neue Fenster "Veranstaltungstermin", in dem unter "Filter" der Eintrag "Ort - Externer Ort" ausgewählt werden muss:

Unter "Ressource" muss der Eintrag "Ortsangaben folgen" gewählt werden:

Anschließend können Wochentag und Uhrzeit geändert werden:

Alle anderen Einstellungen (Beginn und Ende der Vorlesungszeit) werden zentral vom KLIPS Support eingestellt und müssen nicht bearbeitet werden. Nach dem Speichern erscheinen die Einzeltermine im Fenster "Lehrveranstaltungstermine". Sollte KLIPS 2 warnen, dass es eine Kollision bezgl. der ausgewählten Resource gibt, bitte alle Termine markieren und "Trotzdem eintragen" auswählen (KLIPS 2 denkt, dass "Keine Ortsangaben" ein realer Ort ist und dort nicht mehrere LVs parallel stattfinden können. Ist halt auch nur ein Mensch).

Zum Löschen der Terminserie werden einfach alle Termine markiert und gelöscht.

4. Kommentar
Wählen Sie wie unter 2. beschrieben von Ihrer 'Visitenkarte' die Applikation "Lehrveranstaltungen" aus. Veranstaltungen des laufenden Semesters können in dieser Ansicht bearbeitet werden, die Veranstaltungen der zukünftigen Semester können Sie bearbeiten, indem Sie auf die Applikation "Erhebung" klicken und das entsprechende Semester auswählen. Um den Kommentar zu ändern, klicken Sie auf den Veranstaltungstitel:

 

 Es öffnet sich ein Fenster, in dem unter "Inhalt" der Kommentar eingegeben bzw. geändert werden kann:

 

5. Meldung (Wichtig!)
Durch die Meldung der Veranstaltung zeigen Sie an, dass die Bearbeitung abgeschlossen und die Veranstaltung aktiv ist. Veranstaltungen, die von den Lehrenden *nicht* gemeldet wurden, werden gelöscht! Wählen Sie wie unter 2. beschrieben von Ihrer "Visitenkarte" die Applikation "Lehrveranstaltungen" aus, klicken Sie auf die Applikation "Erhebung" und wählen Sie das zu bearbeitende Semester aus. Die Meldung erfolgt über die Applikation "Meldung":

Setzen Sie in der Spalte "Status" ein Häkchen und speichern Sie durch Klicken auf "Eintragen".

In der Veranstaltungsübersicht hat die Veranstaltung nun ein grünes Meldungs-Häkchen:

Das Geschäftsführungsbüro weiß jetzt, dass die Veranstaltung aktiv ist und kann sie zur Belegung freigeben.

 

 

> LVs: Veranstaltungstyp ändern / Zuordnung von Veranstaltungen

 

KLIPS 1.0

KLIPS 2.0

Zuordnung von Lehrveranstaltungen (LV)

LVs werden vom Geschäftszimmer vor den Belegphasen für bestimmte Module geöffnet. Die Zuordnungen sollten vor den Belegphasen von den Lehrenden geprüft werden. Bei fehlender/falscher Zuordnung bitten wir um Rücksprache mit dem SIO. Nach den Belegphasen ist eine Öffnung für weitere Modulzeilen nur in Ausnahmefällen möglich. Wir möchten darum bitten, Studierenden keine Öffnung von LVs für Modulzeilen zu versprechen, für die der Kurs nicht ausgewiesen ist.

LVs werden vom Geschäftszimmer vor den Belegphasen für bestimmte Module geöffnet. Die Zuordnungen sollten vor den Belegphasen von den Lehrenden geprüft werden. Bei fehlender/falscher Zuordnung bitten wir um Rücksprache mit dem SIO. Nach den Belegphasen ist eine Öffnung für weitere Modulzeilen *nicht* mehr möglich. Wir möchten darum bitten, Studierenden hier keine abweichenden Aussagen/Versprechen zu geben.

> LVs: Kommentar einfügen/ändern

Klickt man auf den Titel der Lehrveranstaltung, öffnet sich ein Fenster, in dem über dem Feld "Inhalt" der Kommentar zur Veranstaltung editierbar ist:

 

 Die Veranstaltungen des aktuellen Semesters werden in der Applikation "Lehrveranstaltungen" gelistet:

Um die Veranstaltungen der zukünftigen Semester zu bearbeiten, klickt man in der Applikation "Lehrveranstaltungen" auf die Applikation "Erhebung"

und wählt das entsprechende Semester aus:

Die Änderung läuft dann wie oben beschrieben über Klicken auf den Titel.

> LVs: Nachmeldung zu Veranstaltungen / TeilnehmerInnen- und Wartelisten

 

KLIPS 1.0

KLIPS 2.0

Nachmeldungen

Studierende, die sich in den Belegphasen schon für den Kurs beworben haben, aber abgelehnt worden sind, werden von den Lehrenden selber zugelassen. Nur Studierende, die sich *nicht* für den Kurs beworben haben, werden über die Nachmeldeliste, die die Lehrenden im Kurs ausfüllen lassen, vom Geschäftszimmer nachgemeldet.
In den Vorlesungen können sich die Studierenden selbständig in der Restplatzvergabe anmelden, Nachmeldelisten sind hier nicht erforderlich.

Studierende, die sich in den Belegphasen schon für den Kurs beworben haben, aber abgelehnt worden sind, kann von den Lehrenden ein Fixplatz zugewiesen werden. Studierende, die sich *nicht* für den Kurs beworben haben, werden direkt von den Lehrenden nachgemeldet.
In den Vorlesungen können sich die Studierenden selbständig in der Restplatzvergabe anmelden, Nachmeldelisten sind hier nicht erforderlich.

Wartelisten

Die ersten vier Zahlen der Kennzahl stehen für die Priorität der Studierenden, d.h. je höher die Zahl, desto höher haben die Studierenden die Veranstaltung priorisiert.

Die letzten Zahlen sind per Zufall generiert (=Losnummer), je höher die Zahl, desto eher hätte das System einen Platz vergeben.

Info des KLIPS-Supports zu abgelehnten TeilnehmerInnen in KLIPS 2.0:
"Einige von Ihnen haben sich gewundert, weshalb bei vielen Veranstaltungen Studierende nach wie vor auf der Belegwunschliste stehen, obwohl die Vergabe in KLIPS 2.0 schon gelaufen ist und es auch noch freie Plätze gibt. Das kann unterschiedliche Gründe haben. Entweder gibt es bei den Studierenden Terminüberschneidungen mit anderen bereits zugeteilten Veranstaltungen oder das ScopeMax (=die vom Fach bei der Modellierung festgelegte maximale Anzahl an Zulassungen in einem Bereich) ist bereits erreicht.
Klicken Sie sich einmal in eine Veranstaltung, bei der noch Studierende auf der Belegwunschliste stehen, öffnen Sie die Belegwunschliste und klicken Sie dann in der Spalte "angemeldet am" auf das Datum. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Anmeldehistorie des Studierenden steht inklusive der Ablehnungsgründe. An dieser Stelle stünde dann auch, wenn Studierende abgelehnt worden wären, weil keine Plätze mehr verfügbar sind.
Auf der Abmeldeliste wiederum finden Sie Studierende, die Sie im Rahmen der Nachbearbeitung abgemeldet haben, die sich selbständig abgemeldet haben oder die vom System abgemeldet wurden, weil sie bereits einen Platz in einer anderen Gruppe derselben (!) Veranstaltung erhalten haben. Letzteres kommt nur vor, wenn Sie bei einer Veranstaltung auch Untergruppen (=nicht nur die Standardgruppe) eingerichtet haben."

> LVs: Credits Points / Leistungspunkte

 

KLIPS 1.0

KLIPS 2.0

Leistungspunkte (LP)

Studierende erhalten LP für die individuelle Veranstaltung. In der Regel:

2 LP aTN,

3 LP Klausur,

4 LP Referat mit schr. Komponente,

5 LP HA in den BMs,

6 LP HA in den AMs

8 LP HA im Master

Studierende erhalten LP nur noch kumulativ, wenn das Modul abgeschlossen ist. Einzelne Veranstaltungen werden nicht mehr mit LP ausgewiesen.

> LVs: Studienleistungen / Verbuchung der erfolgreichen Teilnahme

 

KLIPS 1.0

KLIPS 2.0

erfolgreiche Teilnahme (eTN)

Um eine Veranstaltung erfolgreich zu bestehen, müssen die von den Lehrenden geforderten Studienleistungen erbracht werden. Die eTN muss in der Kursverwaltung eingetragen werden. In KLIPS 1 ist dies der Eintrag "aktive Teilnahme", sofern nicht eine benotete Leistung (z.B. Hausarbeit) erbracht wird.

Um eine Veranstaltung erfolgreich zu bestehen, müssen die von den Lehrenden geforderten Studienleistungen erbracht werden. Die eTN wird zentral vom Dekanat eingetragen, nicht durch die Lehrenden. Studierende, die Studienleistungen nicht erbracht haben, müssen *vor* dem zentralen Eintrag der eTN vom Kurs abgemeldet werden.
Nach dem zentralen Eintrag der eTN können keine Studierende mehr zum Kurs nachgemeldet werden. Eine Nachmeldung in Veranstaltungen der zurückliegenden Semester ist also ausgeschlossen.

Studienleistungen (SL)

Studienleistungen dienen der Lernstandserhebung. Sie sind dann nicht erbracht, wenn keine Lernstandserhebung möglich ist (z.B. weil ein leeres Blatt abgegeben wird). Selbst wenn eine SL mit 'mangelhaft' bewertet wird, gilt sie als erbracht. SL sind z.B. Klausuren (in den A-Seminaren und ggf. Übungen), unbenotete Referate, Essays etc.

Die diagnostische Note der Klausuren in den A-Seminaren und Übungen der Grundstufe kann in KLIPS 1 eingetragen werden. Sie erscheint nicht auf dem Transcript.

Studienleistungen dienen der Lernstandserhebung. Sie sind dann nicht erbracht, wenn keine Lernstandserhebung möglich ist (z.B. weil ein leeres Blatt abgegeben wird). Selbst wenn eine SL mit 'mangelhaft' bewertet wird, gilt sie als erbracht. SL sind z.B. Klausuren (in den A-Seminaren und ggf. Übungen), unbenotete Referate, Essays etc.

Um an SL teilzunehmen, ist keine Prüfungsanmeldung erforderlich, da es sich nicht um Modulprüfungen handelt.

Die diagnostischen Noten von SL können in KLIPS 2 nicht dokumentiert werden.

> MAPs: Prüfungen KLIPS 1.0

KLIPS 1.0

Modulprüfungen (MP)

Die Modulprüfung erfolgt im Rahmen der Veranstaltung. Eine Anmeldung zur MP liegt vor, wenn eine Zulassung zur Veranstaltung vorliegt. Prüfungselemente, zu denen Studierende sich anmelden müssen, gibt es nicht (Ausnahme: BM 1 Sprachpraxis).

An-/Abmeldung zu Prüfungen

Die An-/Abmeldung erfolgt über die Zulassung zur Veranstaltung (siehe Noteneintrag).

Noteneintrag

Der Eintrag der erbrachten Leistung (aTN oder benotete Leistung bei Klausur, Referat oder Hausarbeit) erfolgt in der Kursverwaltung.

Prüfungsunterlagen

Studierende erhalten Klausuren und Hausarbeiten zurück. Die PrüferInnen dokumentieren und archivieren die Notenfindung.

Notensichtbarkeit

Eine eingetragene Leistung ist sofort für Studierende sicht- und registrierbar.

> MAPs 2.0: Welche Prüfung ist in meiner Veranstaltung möglich?

Eine Übersicht über die Modulprüfungen der 2.0-Studiengänge (incl. Angaben zu Fristen, Themen etc.) haben wie hier nach Vernastaltungstyp geordnet.

> MAPs 2.0: An-/Abmeldung zu Prüfungen

WICHTIG: Prüfungen ohne Anmeldung in KLIPS 2.0 dürfen nicht abgenommen werden. Vor der Prüfung (also vor der Korrektur der Arbeit, Klausur oder Abnahme der mündl. Prüfung) müssen die PrüferInnen sicherstellen, dass der/die KandidatIn zum Prüfungselement angemeldet ist! Das obligatorisch auszufüllende Deckblatt für Arbeiten bzw. das interne Anmeldungsformular zur mündl. Prüfung soll den PrüferInnen helfen, alle benötigten Informationen auf einem Blick zu haben.

Studierende müssen sich selbständig fristgerecht zu den Prüfungen an/abmelden, hierfür gelten veranstaltungsübergreifende Fristen, Abweichungen sind technisch leider nicht realisierbar. Die Meldefristen sind in den Angaben zu den Modulprüfungen auf unserer Webseite zu finden:
http://anglistik1.phil-fak.uni-koeln.de/24258.html

Technisch haben die PrüferInnen die Möglichkeit, Studierende auch nach Ablauf der Meldefristen jederzeit an- und abzumelden. Die Entscheidung liegt bei den PrüferInnen. Klips-Support "An/Abmeldung": http://klips2-support.uni-koeln.de/12021.html

Nach Ablauf der Meldefrist können Studierende sich nicht mehr selbständig von der Prüfung abmelden. Eine begründete Abmeldung (z.B. bei attestierter Krankheit) ist nur noch über die PrüferInnen möglich. Hierfür müssen Studierende folgendes Formular verwenden, das bei den PrüferInnen eingereicht wird:

http://anglistik1.phil-fak.uni-koeln.de/sites/anglistik1/Geschaeftsfuehrung/pdf/Merkblaetter/MB_Abmeldung_MAP.pdf

Achtung: der Eintrag "begründeter Rücktritt" kann zur Zeit nur durch das SIO durchgeführt werden (der KLIPS-Support arbeitet daran, dass alle PrüferInnen hierfür die Rechte erhalten). Leiten Sie die Abmeldungen daher bitte zeitnah an Herrn Hofmann weiter, damit der Eintrag vorgenommen werden kann.

> MAPs 2.0: Eintrag der Leistungen

Nach erfolgter Prüfung tragen die Prüfenden das Ergebnis in das entsprechende Prüfungselement über die Applikation "Prüfungsmanagement" => "Prüfungen beurteilen" ein. KLIPS-Supprt "Prüfung beurteilen": http://klips2-support.uni-koeln.de/12022.html

Die hierfür benötigten Informationen (Elementkennung, Termin des Prüfungselements) sind auf dem Deckblatt für schriftliche Prüfungen bzw. dem Formular für die interne Anmeldung zur mündl./kombinatorischen Prüfung zu finden. Wir empfehlen dringend, keine Arbeiten anzunehmen, die kein vollständig ausgefülltes Deckblatt haben! Bitte vor der Korrektur/Prüfung unbedingt prüfen, ob die KandidatInnen angemeldet sind!

Optional kann in KLIPS 2 unter "Thema" das Thema der Prüfung und im Feld "Information" das Datum der Prüfung und Name des/der Protokollführenden eingetragen werden (z.B. bei mündl. Prüfungen). KLIPS-Support "Note erfassen": http://klips2-support.uni-koeln.de/12258.html

Ausnahme: Eine Ausnahme bilden die Leistungen für die Ergänzungsmodule, z.B. Portfolios oder Selbständige Studien. Diese Ergebnisse werden vom Geschäftsführungsbüro eingetragen. Die Prüfenden leiten die korrigierten Arbeiten (bestanden/nicht bestanden) an das Geschäftszimmer weiter. Bitte auch hier darauf achten, dass das vollständig ausgefülltes Deckblatt vorliegt!

WICHTIG: Nach Eintrag der Leistungen muss das Prüfungselement geschlossen werden (siehe > MAPs 2.0: Schliessen des Prüfungselements).

> MAPs 2.0: Schliessen des Prüfungselements

Damit die Leistungen im Studierendenkonto gültig werden, müssen die Noten im Prüfungsamt freigeschaltet werden. Hierzu muss das Prüfungselement durch die PrüferInnen geschlossen werden.

A) Schliessen des Prüfungselements bei Vorlage aller Leistungen.
Wenn alle Leistungen eingetragen sind, wird das Prüfungselement durch zwei Schritte geschlossen. Der frühste Termin hierfür ist nach Ablauf des in KLIPS 2 festgelegten Prüfungstermins.
1. Das Prüfungsprotokoll (eine durch KLIPS generierte Übersicht der Prüfungsergebnisse) wird ausgedruckt und an das Prüfungsamt der Philosophischen Fakultät per Hauspost geschickt (bitte eine Kopie an das SIO weiterleiten und eine Kopie für die eigenen Unterlagen behalten!).
2. Die Ergebnisse werden elektronisch an die Fachabteilung (in diesem Fall das Prüfungsamt) übermittelt.
Beide Vorgänge sind hier mit Screenshots beschrieben:
http://klips2-support.uni-koeln.de/12261.html

B) Schliessen des Prüfungselements bei noch ausstehenden Leistungen.
Prüfungselemente können auch geschlossen werden, wenn noch nicht alle Leistungen vorliegen. Der frühste Termin hierfür ist jedoch erst nach Ablauf des in KLIPS 2 festgelegten Prüfungstermins. Dies kann sinnvoll sein, wenn z.B.
1) KandidatInnen die Leistung zeitnah benötigen (eine einzelne Note kann somit früher freigeschaltet werden)
2) KandidatInnen eine verlängerte Bearbeitungszeit zugesprochen wurde (die bereits bewerteten Leistungen können schon freigeschaltet werden).

Wie unter A) beschrieben, wird das Prüfungselement durch zwei Schritte geschlossen. Während des Vorgangs fragt KLIPS, ob die noch nicht bewerteten KandidatInnen in einen neuen Prüfungstermin überführt werden sollen. Dies bitte bejahen, es wird automatisch ein neues Prüfungselement für alle KandidatInnen erstellt, die keinen Leistungseintrag erhalten haben (Achtung! KandidatInnen, bei denen "Rücktritt", "Mangelhaft" o.ä. eingetragen wurden, werden nicht in das neue Prüfungselement kopiert! Es werden nur die Datensätze übernommen, die keinen Leistungseintrag haben.)

> MAPs 2.0: Prüfungsunterlagen

Die Prüfungsunterlagen der Modulprüfungen (Hausarbeiten, Klausuren, Protokolle etc.) verbleiben bei den PrüferInnen und werden ca. ein Semester nach der Prüfung vom Prüfungsamt zwecks Archivierung angefragt. Den Studierenden wird ein Einsichtstermin angeboten. Studierende können Prüfungsunterlagen fotografieren, so lange es sich um eine individuelle Fragestellung handelt und nicht um eine Prüfung mit einem begrenzten, theoretisch wiederholbaren Fragepool.

> MAPs 2.0: Studienleistung vs. Prüfungsleistung

Studienleistungen sind Leistungen, die die Studierenden innerhalb einer Veranstaltung erbringen und dienen dazu, den Lernstand zu erheben. Für Studienleistungen müssen Studierende sich nicht separat anmelden. Die erfolgreiche Teilnahme an einer Veranstaltung kann an das Erbringen von Studienleistungen geknüpft sein. In diesem Fall ist dies zu Kursbeginn und im Kommentar auf KLIPS bzw. dem Kursprogramm anzukündigen. Studienleistungen werden von den Lehrenden festgelegt und gelten auch als erbracht, wenn sie mit "nicht ausreichend" bewertet werden. Studienleistungen sind dann nicht erbracht, wenn der Lernstand nicht erhoben werden kann (z.B. bei Nichterbringung oder bei Plagiat). Korrigierte Studienleistungen können an die Studierenden zurückgegeben werden.

Prüfungsleistungen sind Leistungen, die im Rahmen einer Modulabschlussprüfung erbracht werden. Prüfungsleistungen können nur erbracht werden, wenn in KLIPS 2.0 eine gültige Anmeldung zu dem jeweiligen Prüfungselement vorliegt. Prüfungsleistungen werden im Modulhandbuch festgelegt und müssen benotet werden (Ausnahme: Portfolioprüfung im Ergänzungsmodul). Die Prüfungsunterlagen werden nicht zurückgegeben, den Studierenden wird jedoch ein Einsichtstermin angeboten. Studierende können Prüfungsunterlagen fotografieren, so lange es sich um eine individuelle Fragestellung handelt und nicht um eine Prüfung mit einem begrenzten, theoretisch wiederholbaren Fragepool.