Veranstaltungs-, TeilnehmerInnen- und Prüfungsverwaltung in KLIPS 2.0

Bitte beachten: um in KLIPS 2.0 die Veranstaltungen der zukünftigen Semester zu editieren, bitte unter "Lehrveranstaltungen" rechts oben auf "Erhebung" klicken.

Verwaltung der Lehrveranstaltungen (LV)

> LVs: Kopierte Veranstaltung anpassen und melden

Nach der Lehrplankonferenz müssen die aus dem Vorjahr kopierten Veranstaltungen zeitnah in KLIPS 2.0 geändert werden. Das Geschäftsführungsbüro setzt hierfür jedes Semester eine verbindliche Deadline fest. Folgende Punkte sollen dabei überprüft/geändert werden:
- Veranstaltungstyp
- Titel
- Terminserie
- ggf. Kommentar
- Meldung

1. Veranstaltungstyp
Sollte sich der Veranstaltungstyp ändern (z.B. Einführungsseminar statt Proseminar) muss diese Änderung zwingend durch das Geschäftsführungsbüro durchgeführt werden, da sonst die Modulzuordnungen nicht mehr korrekt sind. Bitte teilen Sie uns den Änderungswunsch bei Kurstypen unter Angabe des neuen Kurstyps, des Titels, des Termins sowie des Titels des Seminars, das wegfällt, mit.

2. Titel
Wählen Sie von Ihrer 'Visitenkarte' die Applikation "Lehrveranstaltungen" aus:

Um die kopierten Veranstaltungen der zukünftigen Semester zu editieren, klicken Sie auf die Applikation "Erhebung":

 

 Bitte wählen Sie das zu bearbeitende Semester aus:

Beim Klick auf die Veranstaltungsnummer...

... öffnet sich ein Fenster, in dem der Titel der Veranstaltung geändert werden kann:

Wichtig: das Veranstaltungstyp-Kürzel in der Titelzeile (z.B. PSMP für 'Proseminar mündliche Prüfung' oder HS für 'Hauptseminar') muss unbedingt erhalten bleiben!

3. Terminserie (Datum/Zeit)
Wählen Sie wie unter 2. beschrieben von Ihrer 'Visitenkarte' die Applikation "Lehrveranstaltungen" aus, klicken Sie auf die Applikation "Erhebung" und wählen Sie das zu bearbeitende Semester aus. Um Datum und Zeit der kopierten Veranstaltung zu ändern, klicken Sie auf das "W" [im Wintersemester] bzw. "S" [im Sommersemester], das zwischen Veranstaltungsnummer und Titel angezeigt wird:

Es öffnet sich das Fenster "Lehrveranstaltungstermine", in dem die Applikation "Neue Terminserie" ausgewählt wird:

Es öffnet sich das neue Fenster "Veranstaltungstermin", in dem unter "Filter" der Eintrag "Ort - Externer Ort" ausgewählt werden muss:

Unter "Ressource" muss der Eintrag "Ortsangaben folgen" gewählt werden:

Anschließend können Wochentag und Uhrzeit geändert werden:

Alle anderen Einstellungen (Beginn und Ende der Vorlesungszeit) werden zentral vom KLIPS Support eingestellt und müssen nicht bearbeitet werden. Nach dem Speichern erscheinen die Einzeltermine im Fenster "Lehrveranstaltungstermine". Sollte KLIPS 2 warnen, dass es eine Kollision bezgl. der ausgewählten Resource gibt, bitte alle Termine markieren und "Trotzdem eintragen" auswählen (KLIPS 2 denkt, dass "Keine Ortsangaben" ein realer Ort ist und dort nicht mehrere LVs parallel stattfinden können. Ist halt auch nur ein Mensch).

Zum Löschen der Terminserie werden einfach alle Termine markiert und gelöscht.

4. Kommentar
Wählen Sie wie unter 2. beschrieben von Ihrer 'Visitenkarte' die Applikation "Lehrveranstaltungen" aus. Veranstaltungen des laufenden Semesters können in dieser Ansicht bearbeitet werden, die Veranstaltungen der zukünftigen Semester können Sie bearbeiten, indem Sie auf die Applikation "Erhebung" klicken und das entsprechende Semester auswählen. Um den Kommentar zu ändern, klicken Sie auf den Veranstaltungstitel:

 

 Es öffnet sich ein Fenster, in dem unter "Inhalt" der Kommentar eingegeben bzw. geändert werden kann:

 

5. Meldung (Wichtig!)
Durch die Meldung der Veranstaltung zeigen Sie an, dass die Bearbeitung abgeschlossen und die Veranstaltung aktiv ist. Veranstaltungen, die von den Lehrenden *nicht* gemeldet wurden, werden gelöscht! Wählen Sie wie unter 2. beschrieben von Ihrer "Visitenkarte" die Applikation "Lehrveranstaltungen" aus, klicken Sie auf die Applikation "Erhebung" und wählen Sie das zu bearbeitende Semester aus. Die Meldung erfolgt über die Applikation "Meldung":

Setzen Sie in der Spalte "Status" ein Häkchen und speichern Sie durch Klicken auf "Eintragen".

In der Veranstaltungsübersicht hat die Veranstaltung nun ein grünes Meldungs-Häkchen:

Das Geschäftsführungsbüro weiß jetzt, dass die Veranstaltung aktiv ist und kann sie zur Belegung freigeben.

 

 

> LVs: Veranstaltungstyp ändern / Modulzuordnung von Veranstaltungen

Eine Änderung des Kurstyps darf nur vom Geschäftszimmer vorgenommen werden. Bitte informieren Sie das SIO, wenn die LV-Kopie aus dem Vorjahr in einen abweichenden Veranstaltungstyp geändert werden muss.

LVs werden vom Geschäftszimmer vor den Belegphasen für bestimmte Module geöffnet. Die Zuordnungen sollten vor den Belegphasen von den Lehrenden geprüft werden. Bei fehlender/falscher Zuordnung bitten wir um Rücksprache mit dem SIO. Wir möchten alle Lehrenden daran erinnern, dass Veranstaltungen nur in den ihnen zugeordneten Modulen registriert werden können. Abweichende Zuordnungen können nicht vorgenommen werden und dürfen den Studierenden von Seiten der Lehrenden nicht zugesagt werden.

> LVs: Kommentar einfügen/ändern

Klickt man auf den Titel der Lehrveranstaltung, öffnet sich ein Fenster, in dem über dem Feld "Inhalt" der Kommentar zur Veranstaltung editierbar ist:

 

 Die Veranstaltungen des aktuellen Semesters werden in der Applikation "Lehrveranstaltungen" gelistet:

Um die Veranstaltungen der zukünftigen Semester zu bearbeiten, klickt man in der Applikation "Lehrveranstaltungen" auf die Applikation "Erhebung"

und wählt das entsprechende Semester aus:

Die Änderung läuft dann wie oben beschrieben über Klicken auf den Titel.

Verwaltung der TeilnehmerInnen (TN)

> TNs: TeilnehmerInnen- und Belegwunschlisten / Nachmeldung zu Veranstaltungen

TeilnehmerInnenliste:

Auf der TeilnehmerInnenliste sind Studierende gelistet, die sich in den Belegphasen für die LV beworben und in der technischen Vergabe einen Fixplatz erhalten haben. Lehrende können wie hier beschrieben TeilnehmerInnenlisten ausdrucken und Studierende an- bzw. abmelden:
http://klips2-support.uni-koeln.de/11911.html

Belegwunschliste:

Auf der Belegwunschliste (BW-Liste) werden Studierende aufgeführt, die sich in den Belegphasen für eine Veranstaltung beworben haben, aber abgelehnt worden sind. Klickt man in der BW-Liste in der Spalte "angemeldet am" auf das Datum, wird der Grund der Ablehnung angezeigt:

  • Bei "Keine weiteren freien Plätze in der LV-Gruppe vorhanden" liegt eine Ablehnung aufgrund fehlender Plätze vor. Hier kann ein noch freier Fixplatz zugewiesen werden.
  • Bei "Scope Maximum" liegt bereits eine Zulassung zu einer anderen Veranstaltung in dieser Modulzeile vor und es wird kein Platz mehr benötigt.
  • Bei "Terminüberschneidung" liegt eine Zulassung zu einer Veranstaltung zur gleichen Zeit vor und es sollte kein Fixplatz zugewiesen werden.


Wenn die BW-Liste nach "Kennzahl" sortiert wird, erhält man die Reihung nach Losnummer. Die ersten vier Zahlen der Kennzahl stehen für die Priorität der Studierenden, d.h. je höher die Zahl, desto höher haben die Studierenden die Veranstaltung priorisiert. Die letzten Zahlen sind per Zufall generiert (=Losnummer), je höher die Zahl, desto eher hätte das System einen Platz vergeben.

Nachmeldung:

Studierende, die sich in den Belegphasen schon für den Kurs beworben haben, aber abgelehnt worden sind, können von den Lehrenden von der Belegwunschliste auf die Fixplatzliste verschoben werden:
http://klips2-support.uni-koeln.de/11911.html

Studierende, die sich in den ersten beiden Belegphasen noch nicht für den Kurs beworben haben, müssen zunächst in der Restplatzvergabe im für sie richtigen Modulkontext einen Belegwunsch abgeben. Sie erhalten sofort einen Platz auf der BW-Liste und können dann von den Lehrenden auf die Fixplatzliste verschoben werden.

In den Vorlesungen können sich die Studierenden selbständig in der Restplatzvergabe anmelden un erhalten sofort einen Fixplatz.

> TNs: Credits Points / Leistungspunkte

Studierende erhalten LP nur noch kumulativ, wenn das Modul abgeschlossen ist. Einzelne Veranstaltungen werden nicht mehr mit LP ausgewiesen. Eine Ausnahme bilden International Students (siehe > TN: International Students

> TNs: Studienleistungen / Verbuchung der erfolgreichen Teilnahme

Studienleistungen (SL):

Studienleistungen dienen der Lernstandserhebung. Sie sind dann nicht erbracht, wenn keine Lernstandserhebung möglich ist (z.B. weil ein leeres Blatt abgegeben wird). Selbst wenn eine SL mit 'mangelhaft' bewertet wird, gilt sie als erbracht. SL sind z.B. Klausuren (in den A-Seminaren und ggf. Übungen), unbenotete Referate, Essays etc. Um an SL teilzunehmen, ist keine Prüfungsanmeldung erforderlich, da es sich nicht um Modulprüfungen handelt. Die diagnostischen Noten von SL können in KLIPS 2 nicht dokumentiert werden.

erfolgreiche Teilnahme (eTN):

Um eine Veranstaltung erfolgreich zu bestehen, müssen die von den Lehrenden geforderten Studienleistungen erbracht werden. Die eTN wird zentral vom Dekanat ca. 3 Wochen nach Ende der Vorlesungszeit eingetragen, nicht durch die Lehrenden. Studierende, die Studienleistungen nicht erbracht haben, müssen vor dem zentralen Eintrag der eTN vom Kurs abgemeldet werden. Nach dem zentralen Eintrag der eTN können keine Studierende mehr zum Kurs nachgemeldet werden. Eine Nachmeldung in Veranstaltungen der zurückliegenden Semester ist also ausgeschlossen.

> TNs: International Students

Anmeldung:

Leistungsverbuchung:

Verwaltung der Modulabschlussprüfungen (MAP)

> MAPs 2.0: Welche Prüfung ist in meiner Veranstaltung möglich?

Eine Übersicht über die Modulprüfungen der 2.0-Studiengänge (incl. Angaben zu Fristen, Themen etc.) haben wie hier nach Vernastaltungstyp geordnet.

> MAPs 2.0: An-/Abmeldung zu Prüfungen

WICHTIG: Prüfungen ohne Anmeldung in KLIPS 2.0 dürfen nicht abgenommen werden. Vor der Prüfung (also vor der Korrektur der Arbeit, Klausur oder Abnahme der mündl. Prüfung) müssen die PrüferInnen sicherstellen, dass der/die KandidatIn zum Prüfungselement angemeldet ist! Das obligatorisch auszufüllende Deckblatt für Arbeiten bzw. das interne Anmeldungsformular zur mündl. Prüfung soll den PrüferInnen helfen, alle benötigten Informationen auf einem Blick zu haben.

Studierende müssen sich selbständig fristgerecht zu den Prüfungen an/abmelden, hierfür gelten veranstaltungsübergreifende Fristen, Abweichungen sind technisch leider nicht realisierbar. Die Meldefristen sind in den Angaben zu den Modulprüfungen auf unserer Webseite zu finden:
http://anglistik1.phil-fak.uni-koeln.de/24258.html

Technisch haben die PrüferInnen die Möglichkeit, Studierende auch nach Ablauf der Meldefristen jederzeit an- und abzumelden. Die Entscheidung liegt bei den PrüferInnen. Klips-Support "An/Abmeldung": http://klips2-support.uni-koeln.de/12021.html

Nach Ablauf der Meldefrist können Studierende sich nicht mehr selbständig von der Prüfung abmelden. Eine begründete Abmeldung (z.B. bei attestierter Krankheit) ist nur noch über die PrüferInnen möglich. Hierfür müssen Studierende folgendes Formular verwenden, das bei den PrüferInnen eingereicht wird:

http://anglistik1.phil-fak.uni-koeln.de/sites/anglistik1/Geschaeftsfuehrung/pdf/Merkblaetter/MB_Abmeldung_MAP.pdf

Achtung: der Eintrag "begründeter Rücktritt" kann zur Zeit nur durch das SIO durchgeführt werden (der KLIPS-Support arbeitet daran, dass alle PrüferInnen hierfür die Rechte erhalten). Leiten Sie die Abmeldungen daher bitte zeitnah an Herrn Hofmann weiter, damit der Eintrag vorgenommen werden kann.

> MAPs 2.0: Eintrag der Leistungen

Nach erfolgter Prüfung tragen die Prüfenden das Ergebnis in das entsprechende Prüfungselement über die Applikation "Prüfungsmanagement" => "Prüfungen beurteilen" ein. KLIPS-Supprt "Prüfung beurteilen": http://klips2-support.uni-koeln.de/12022.html

Die hierfür benötigten Informationen (Elementkennung, Termin des Prüfungselements) sind auf dem Deckblatt für schriftliche Prüfungen bzw. dem Formular für die interne Anmeldung zur mündl./kombinatorischen Prüfung zu finden. Wir empfehlen dringend, keine Arbeiten anzunehmen, die kein vollständig ausgefülltes Deckblatt haben! Bitte vor der Korrektur/Prüfung unbedingt prüfen, ob die KandidatInnen angemeldet sind!

Optional kann in KLIPS 2 unter "Thema" das Thema der Prüfung und im Feld "Information" das Datum der Prüfung und Name des/der Protokollführenden eingetragen werden (z.B. bei mündl. Prüfungen). KLIPS-Support "Note erfassen": http://klips2-support.uni-koeln.de/12258.html

Ausnahme: Eine Ausnahme bilden die Leistungen für die Ergänzungsmodule, z.B. Portfolios oder Selbständige Studien. Diese Ergebnisse werden vom Geschäftsführungsbüro eingetragen. Die Prüfenden leiten die korrigierten Arbeiten (bestanden/nicht bestanden) an das Geschäftszimmer weiter. Bitte auch hier darauf achten, dass das vollständig ausgefülltes Deckblatt vorliegt!

WICHTIG: Nach Eintrag der Leistungen muss das Prüfungselement geschlossen werden (siehe > MAPs 2.0: Schliessen des Prüfungselements).

> MAPs 2.0: Schließen des Prüfungselements

Damit die Leistungen im Studierendenkonto gültig werden, müssen die Noten im Prüfungsamt freigeschaltet werden. Hierzu muss das Prüfungselement durch die PrüferInnen geschlossen werden.

A) Schließen des Prüfungselements bei Vorlage aller Leistungen.
Wenn alle Leistungen eingetragen sind, wird das Prüfungselement durch zwei Schritte geschlossen. Der frühste Termin hierfür ist nach Ablauf des in KLIPS 2 festgelegten Prüfungstermins.
1. Das Prüfungsprotokoll (eine durch KLIPS generierte Übersicht der Prüfungsergebnisse) wird ausgedruckt und an das Prüfungsamt der Philosophischen Fakultät per Hauspost geschickt (bitte eine Kopie an das SIO weiterleiten und eine Kopie für die eigenen Unterlagen behalten!).
2. Die Ergebnisse werden elektronisch an die Fachabteilung (in diesem Fall das Prüfungsamt) übermittelt.
Beide Vorgänge sind hier mit Screenshots beschrieben:
http://klips2-support.uni-koeln.de/12261.html

B) Schließen des Prüfungselements bei noch ausstehenden Leistungen.
Prüfungselemente können auch geschlossen werden, wenn noch nicht alle Leistungen vorliegen. Der frühste Termin hierfür ist jedoch erst nach Ablauf des in KLIPS 2 festgelegten Prüfungstermins. Dies kann sinnvoll sein, wenn z.B.
1) KandidatInnen die Leistung zeitnah benötigen (eine einzelne Note kann somit früher freigeschaltet werden)
2) KandidatInnen eine verlängerte Bearbeitungszeit zugesprochen wurde (die bereits bewerteten Leistungen können schon freigeschaltet werden).

Wie unter A) beschrieben, wird das Prüfungselement durch zwei Schritte geschlossen. Während des Vorgangs fragt KLIPS, ob die noch nicht bewerteten KandidatInnen in einen neuen Prüfungstermin überführt werden sollen. Dies bitte bejahen, es wird automatisch ein neues Prüfungselement für alle KandidatInnen erstellt, die keinen Leistungseintrag erhalten haben (Achtung! KandidatInnen, bei denen "Rücktritt", "Mangelhaft" o.ä. eingetragen wurden, werden nicht in das neue Prüfungselement kopiert! Es werden nur die Datensätze übernommen, die keinen Leistungseintrag haben.)

> MAPs 2.0: Prüfungsunterlagen

Die Prüfungsunterlagen der Modulprüfungen (Hausarbeiten, Klausuren, Protokolle etc.) verbleiben bei den PrüferInnen und werden ca. ein Semester nach der Prüfung vom Prüfungsamt zwecks Archivierung angefragt. Den Studierenden wird ein Einsichtstermin angeboten. Studierende können Prüfungsunterlagen fotografieren, so lange es sich um eine individuelle Fragestellung handelt und nicht um eine Prüfung mit einem begrenzten, theoretisch wiederholbaren Fragepool.

> MAPs 2.0: Studienleistung vs. Prüfungsleistung

Studienleistungen sind Leistungen, die die Studierenden innerhalb einer Veranstaltung erbringen und dienen dazu, den Lernstand zu erheben. Für Studienleistungen müssen Studierende sich nicht separat anmelden. Die erfolgreiche Teilnahme an einer Veranstaltung kann an das Erbringen von Studienleistungen geknüpft sein. In diesem Fall ist dies zu Kursbeginn und im Kommentar auf KLIPS bzw. dem Kursprogramm anzukündigen. Studienleistungen werden von den Lehrenden festgelegt und gelten auch als erbracht, wenn sie mit "nicht ausreichend" bewertet werden. Studienleistungen sind dann nicht erbracht, wenn der Lernstand nicht erhoben werden kann (z.B. bei Nichterbringung oder bei Plagiat). Korrigierte Studienleistungen können an die Studierenden zurückgegeben werden.

Prüfungsleistungen sind Leistungen, die im Rahmen einer Modulabschlussprüfung erbracht werden. Prüfungsleistungen können nur erbracht werden, wenn in KLIPS 2.0 eine gültige Anmeldung zu dem jeweiligen Prüfungselement vorliegt. Prüfungsleistungen werden im Modulhandbuch festgelegt und müssen benotet werden (Ausnahme: Portfolioprüfung im Ergänzungsmodul). Die Prüfungsunterlagen werden nicht zurückgegeben, den Studierenden wird jedoch ein Einsichtstermin angeboten. Studierende können Prüfungsunterlagen fotografieren, so lange es sich um eine individuelle Fragestellung handelt und nicht um eine Prüfung mit einem begrenzten, theoretisch wiederholbaren Fragepool.


Verwaltung der Verbundstudiengänge (VBS)

> VBS: AnsprechpartnerInnen

folgende AnsprechpartnerInnen betreuen als "Paten" das Lehrangebot der Verbundstudiengänge:

Bachelor Europäische RechtslinguistikLS KohnenDr. Judith Kaup
Master Gender StudiesLS NeumeierLaura Schnitzler
Master Interkulturelle Kommunikation und BildungLS AdoneMelanie Brück
Katrin Brandt
Master LinguistikLS BongartzDr. Katja Lenz
Master North American StudiesLS BerressemDr. Melanie Eis

 

 

> VBS: Auszeichnung des Lehrangebots

Die Datensätze der Veranstaltungen des Englischen Seminars I werden jeweils aus dem Vorjahr als Bearbeitungsvorlage in das neue Semester kopiert. Dies beinhaltet auch die Modulzuordnungen für die VBS.

Nachdem die kopierten LVs im Anschluss an die Lehrplankonferenz durch die Lehrenden angepasst worden sind, informiert das Geschäftszimmer die Paten, wenn das Vorlesungsverzeichnis eingesehen werden kann.

So kann das Vorlesungsverzeichnis in KLIPS 2 aufgerufen werden:
1. Einloggen
2. Links den Menübaum unter "Philosophische Fakultät" aufklappen
3. Fächergruppe 5 aufklappen
4. Englisches Seminar I auswählen
5. "Lehrveranstaltungen" auswählen
6. Rechts oben das entsprechende Studienjahr auswählen
7. In der Spalte "Sem." auf den kleinen, grauen Trichter klicken und bei "Semester" W oder S auswählen.

Folgende Schritte sind nun zu tun:

A) Neue Zuordnungen festlegen
Die Paten prüfen das Angebot darauf, welche LVs für den VBS geöffnet werden sollen und holen das Einverständnis der Lehrenden zur Zuordnung ein. Wenn LVs für Modulzeilen freigeschaltet werden sollen, die prüfungsrelevant sind, müssen die Lehrenden von den Paten über die Prüfungsmodalitäten (Prüfungsform, Fristen, Themen, Umfang, Korrekturzeiten etc.) informiert werden!

Die Paten erstellen eine Liste der neuen Modulzuordnungen und tragen die Informationen in folgende Tabellen ein:
BA Europäische Rechtslinguistik
MA Gender Studies
MA Interkulturelle Kommunikation und Bildung
MA Linguistik
MA North American Studies

Wichtig! Bitte nur die Zuordnungen angeben, die zusätzlich vorgenommen werden sollen. Bereits kopierte Zuordnungen sollen nicht in der Tabelle aufgenommen werden. (Siehe unter Punkt B).

B) Alte Zuordnungen löschen
Da die LVs mit Modulzuordnungen kopiert wurden, müssen nicht mehr gültige Zuordnungen gelöscht werden, wenn der neue Veranstaltungsinhalt nicht mehr in das Angebot des Verbundstudiengangs passt. Um zu prüfen, welche LVs für welche Module freigeschaltet sind, gehen die Paten bitte wir folgt vor:

1. Ihr benötigt einen Teststudierenden für euren VBS (ggf. beim KLIPS-Support nach den entsprechenden Account-Daten fragen).
2. Meldet euch als Teststudi an.
3. Klickt oben rechts auf "Studierende/r: Name des Testaccounts".
4. Ihr kommt auf die 'Visitenkarte' und wählt dann "Studienstatus" aus.
5. Klickt auf den Namen des VBS.
6. Nun öffnet sich der Modulbaum und ihr seht die Studiengangstruktur. Durch das Klicken auf die +-Zeichen klappt sich der Baum auf.
7. Klickt die jeweiligen Module soweit auf, bis es kein +-Zeichen mehr gibt.
8. Ihr sehr nun eine Tabelle mit blauer Überschrift, die erste Spalte heißt "Prüfung(en) im Studienjahr". Wählt hier das zu prüfende Jahr aus. Nun werden euch alle LVs angezeigt, die für dieses Modul im entsprechenden Jahr freigeschaltet sind.
9. Überprüft, ob es LVs gibt, deren Zuordnung zum Modul gelöscht werden müssen und tragt sie in der VBS-Tabelle unter "Löschen" ein.
10. Bitte überprüft auch, ob bereits LVs mit gewünschter Zuordnung gelistet sind und entfernt diese bitte aus der unter A) gemachten Liste. Das Erstellen von Zuordnungen ist technisch aufwändig, und wir sehen erst am Ende dieses Prozesses, ob eine gewünschte Zuordnung ggf. bereits aus dem Vorjahr kopiert wurde und nicht mehr extra vorgenommen werden muss.